Geschreven door: Sjoerd Mulder Blogs

De problemen

In een gunstig scenario kent het aanbestedingstraject meerdere vragenrondes waar deelnemers vragen mogen stellen en wordt het uitgevraagde plan niet te strak gekaderd qua hoeveelheid pagina’s. Uiteraard is een ‘carte blanche’ niet wenselijk, maar een goede indruk met een beperkte hoeveelheid pagina’s wordt lastig en levert een hoop interpretatie op. Wanneer de papieren exercitie en hopelijk de gunning rond zijn, komt de daadwerkelijke uitvoering van de transitie. Vaak moet er dan nog stil worden gestaan bij beheerzaken die eigenlijk al bekend hadden moeten zijn. Dit heeft een aantal oorzaken:

  • We moeten snel!
  • Transitie gaat verder dan techniek
  • Er is geen heldere demarcatie

Het lijkt wellicht een open deur, maar mijn ervaring is dat er eenvoudig over deze zaken heen wordt gestapt. Daarom ga ik er in dit blog graag dieper op in.

We moeten snel!

Genoeg tijd steken in de voorbereidende fase is in mijn ogen cruciaal. Deze tijd win je terug in de uitvoering. Ik zeg weleens: vertragen is versnellen. Zowel voor de opdrachtnemer als de opdrachtgever is niets belangrijker dan goed stilstaan bij wat precies geraakt wordt door de transitie. Op het gebied van bestaande processen, afhankelijkheden met derden, in te zetten beheermiddelen en het betrekken van de juiste betrokkenen moet je de juiste mix zien te vinden. Vraag hier dan ook goed op door zodat je zeker weet dat je op één lijn zit. Op deze manier creëer je draagvlak en wordt er een goed fundament gebouwd waar iedereen gedurende het traject op kan terugvallen bij onduidelijkheden.

Transitie gaat verder dan techniek

Even de connectiviteit opzetten, beheeraccounts overdragen, monitoring opzetten en dan zijn we er! Of toch niet? Technisch is het misschien mogelijk, maar in de praktijk blijkt echter vaak dat er (informele) interne afspraken zijn of dat er een opgesteld beleid bij de klant van toepassing is. Bijvoorbeeld op het gebied van connectiviteit, veiligheid of algemene afspraken met externe leveranciers die afdelingsoverschrijdend zijn. Het is aan de inschrijver om te controleren of dit door de uitvrager goed is beschreven en/of toegelicht. Hiermee voorkom je dat er onverwachte zaken naar voren komen en kun je tot een goede beantwoording komen.

Geen heldere demarcatie

Bij de demarcatie, ook wel de afbakening genoemd, zie ik ook vaak discussies ontstaan. De taken en activiteiten zijn in een eerder stadium wel beschreven, maar toch blijven er interpretatieverschillen bestaan waardoor het kader niet altijd duidelijk is. Als gevolg hiervan kan er een ingewikkelde dialoog ontstaan over wie nu eigenlijk wat doet en tot waar. Zelf vind ik het prettig werken om een onderscheid te maken tussen een technische demarcatie en een activiteitendemarcatie.

Bij de technische demarcatie gaat letterlijk en figuurlijk de streep erdoor om zo een visuele scheiding te creëren in het actuele ontwerp van de infrastructuur.

Bij de activiteitendemarcatie maak je de inhoudelijke activiteiten bespreekbaar. Vervolgens vertaal je deze naar een RACI-tabel waar de taken en verantwoordelijkheden in vastgelegd worden. Deze kunnen dan worden vastgelegd in het Dossier Afspraken, Procedures en Service Level Agreement.  Cruciaal is om de beheerafdeling hierbij vroegtijdig te betrekken. Afgezien van inhoudelijke expertise waarop je kan terugvallen, creëer je ook draagvlak. Niet geheel onbelangrijk, want een transitie is ingrijpend en niet iedereen zit daar zomaar op te wachten.

Elke beheertransitie brengt een aantal uitdagingen met zich mee en als ontvangende partij wil je je graag direct onderscheiden. Dit begint al bij de beantwoording van de aanbesteding. Dit is alleen mogelijk als de uitvraag van wat uitbesteed gaat worden van volwaardige kwaliteit is. Natuurlijk is het een spel van halen en brengen en ben je als leverancier ook verantwoordelijk om de juiste vragen te stellen, maar de theorie is altijd makkelijker dan de praktijk. En wie wil nou niet een goede eerste indruk achterlaten bij zijn toekomstige klant. Hoe ervaart u transities van het beheer in de praktijk?